Bedrijfsvoering

"Een wendbare bedrijfsvoering van toegevoegde waarde”

‘Integraal, dienstverlenend, doelgericht & doelmatig, toegankelijk & transparant’ zijn de kernwoorden voor bedrijfsvoering in 2023. Voor de agenda van het Programma Bedrijfsvoering is het doel om voor alle aspecten van de bedrijfsvoering binnen de gemeente Venlo de basis op orde te brengen en door te ontwikkelen naar de laatste maatstaven op de diverse disciplines en aan te laten sluiten op de inhoudelijke doelen uit de diverse programma’s. Het flexibel inrichten en doorontwikkelen van de bedrijfsvoering in aansluiting op de programma's en besturingsfilosofie is noodzakelijk om snel en adequaat te reageren op veranderingen. Bedrijfsvoering streeft hierbij dit te doen middels integrale dienstverlening vanuit één bedrijfsvoeringsbeleid en niet vanuit de diverse “losse disciplines”.

Dit gebeurt ook in 2023 langs 3 programmalijnen:

• Digitale transformatie
• Beheer en kwaliteit van de data
• Mens en Organisatie

De doorontwikkeling zorgt langs deze 3 lijnen tot een directe bijdrage aan de inhoudelijke doelen, een betere interne beheersing en navolgbare processen.

Digitale transformatie

• De gemeentelijke organisatie is gegroeid van datagedreven werken naar informatiegestuurd handelen. Diverse programma’s en teams maken gebruik van dashboards waarmee informatie inzichtelijk is gemaakt waardoor er verbeterde sturing mogelijk is. In 2023 breiden we de basis van stuurinformatie en dashboards verder uit (BI & Analyse) en willen we informatiegestuurd handelen bij de beleidsvorming verder verankeren. Randvoorwaardelijk zetten we in op het verbeteren van de digitale vaardigheid in de organisatie. Tevens zorgen we ervoor dat het beheer en de kwaliteit van data is geborgd met de nadruk op privacy en informatieveiligheid.

• Het applicatie- en systeemlandschap zal worden voorzien van de benodigde aanpassingen om up-to-date te blijven met de benodigde kwaliteit. Denk hierbij vooral aan interventies gericht op het koppelen van diverse systemen onderling en/of naar landelijke voorzieningen. Daarnaast ligt de focus op het centraal/enkelvoudig beschikbaar hebben van data, waar vervolgens meervoudig gebruik van kan worden gemaakt door burgers, bedrijven en onze partners.

Ook worden enkele applicaties en systemen vervangen en/of vernieuwd om beter aan te sluiten bij doelgroep en de flexibiliteit die onze omgeving vraagt. Bij aanbestedingen m.b.t. software en hardware is nadrukkelijk aandacht voor duurzaamheid, flexibiliteit in gebruik, vitaliteit en informatieveiligheid. Voorbeelden hiervan zijn o.a. de implementatie van het nieuwe centrale zaaksysteem, VTH applicatie en het voorbereiden van transities naar de Cloud van diverse applicaties en/of systemen. Door vervanging en vernieuwing van de ICT-omgeving moeten de bij de applicaties behorende licentiestructuur en overeenkomsten worden aangepast. Dit vooral vanwege verhoogd gebruik en/of nieuwe functionaliteiten.

Beheer en kwaliteit van de data

• We blijven ons ook in 2023 verder inzetten op het verbeteren van het informatiebeheer binnen onze systemen en werkprocessen. Het gaat daarbij om het vormen en beheren van dossiers conform de archiefwet en zodat ze ook tijdig worden vernietigd of overgebracht naar het e-Depot. Het gebruik en de inrichting van het in 2022 gevormde E-depot wordt in 2023 verder geprofessionaliseerd.
• De blijvende focus op het verbeteren van het informatiebeheer in de organisatie moet ons in staat stellen om de overheidsorganisatie transparanter te maken en bij te dragen aan een verdere groei van het vertrouwen van de burger in de overheid. We gaan in 2023 dan ook verder met het realiseren van actieve openbaarmaking en het vindbaar, toegankelijk en beheersbaar houden van documenten/informatie.
• Voor een goed lopende ambtelijke organisatie is het verder in de bedrijfsvoering randvoorwaardelijk om in navolging van 2022 de doorontwikkeling van goede monitoring en actuele stuurinformatie vorm te blijven geven. Om de financiële positie op ieder moment in beeld te hebben zetten we in 2023 verder in op de totstandkoming van maandafsluitingen inclusief koppelingen naar de subadministraties voor een continue data- en informatie-uitwisseling.
• De uitrol van maandafsluitingen en maandrapportages bij de teams zal de interne sturing en monitoring verbeteren. Op deze manier wordt via een verbeterde en meer actuele interne P&C cyclus ook een bijdrage geleverd aan een betere (bij)sturing en meer control in de externe P&C cyclus van Kadernota, Begroting, tussentijdse bestuursrapportage en jaarrekening. Doelstelling is een continu proces van beheersing in te richten met concernbreed inzicht in de uitvoering van de begroting en de noodzakelijke bijsturingsacties.
• Vanuit versterking van deze basis van beschikbare data en rapportages wordt in 2023, in samenwerking met de Auditcommissie, de financiële verordening geactualiseerd. Er wordt gekeken welke wijzigingen kunnen worden doorgevoerd om de P&C cyclus en bijbehorende producten efficiënter tot stand te laten komen en welke vorm en planning het beste aansluit bij de gewenste sturing en debat door uw raad. De denklijn hierbij is om in 2023 toe te werken naar 1 bestuursrapportage vóór de zomer in plaats van de huidige Vorap en Finrap. Hierna kan de P&C Cyclus in 2024 hierop worden aangepast.

• De integrale aanpak datakwaliteit 2023 focust zich niet alleen op de benodigde stuurinformatie maar ook op de verbetering van de onderliggende datakwaliteit en het bijbehorende werkproces. Zonder de juiste datakwaliteit of een werkproces waarin de data juist wordt geregistreerd, namelijk geen betrouwbare stuurinformatie. In 2023 verruimen we onze set van activiteiten voor de verbetering van datakwaliteit van zowel de ruimtelijke registraties (GEO) en de basisregistraties (BRP) naar ook de andere kernregistraties.

Mens en Organisatie
De geschetste dynamiek in de omgevingsanalyse, kadernota en de programma's stelt hoge eisen en vraagt een doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie. Dit uit zich in “harde” aspecten van systemen, applicaties en processen en “zachtere” aspecten als gewenste houding en gedrag, vaardigheden en de juiste persoon op de juiste plek.

Voor 2023 en verder krijgt de doorontwikkeling van mens en organisatie vorm door:

• Focus in de P&O agenda. Uit de omgevingsanalyse blijkt dat het voor de bedrijfsvoering misschien wel de grootste uitdaging van de komende jaren is om de juiste mensen te vinden en te behouden en zo optimaal inzetbaar te krijgen. Wenselijk en nodig is dat wij ons daarbij blijven inzetten voor een diverse én inclusieve arbeidsorganisatie. Dit zorgt ervoor dat op de P&O agenda van 2023 de volgende onderwerpen leidend zijn:
  • Versterking arbeidsmarktpositie
  • Strategische personeelsplanning en mobiliteit
  • Vitaliteit en duurzame inzetbaarheid (conform landelijke CAO)
  • Permanent leren

• Ook in 2023 in te blijven zetten op een professioneler en efficiënter verloop van de klachtenprocedure en de evaluatie van klachtenbehandeling. We spelen in op de Wet Open Overheid voor een actieve openbaarmaking van informatie door de organisatie. En we versterken de gemeentelijke ombudsfunctie binnen de eerstelijns klachtafhandeling.
• Ondanks landelijk uitstel van de rechtmatigheidsverantwoording zullen we onze inspanningen hierop onverminderd voort te zetten. Net zoals in 2022 zullen we ook in 2023 al een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarstukken en vervolgstappen zetten naar het bredere in control statement in 2025. Op deze manier nemen we onze verantwoordelijkheid voor een organisatie die in control is en rechtmatig handelt en dat ook kan aantonen. Dit doen we tevens met het actualiseren van beleidsonderwerpen op de financiële beleidsagenda met in 2023 specifieke aandacht voor risicomanagement.
• De gewenste wijze van werken namelijk procesmatig, informatiegestuurd en conform de vastgestelde beleidscyclus gaan we in 2023 nog verder toetsen en doorvoeren.